Cómo estructurar la memoria técnica perfecta para una licitación pública

MADRID 9 Oct. (LICITABOT/PRESS) –

La memoria técnica es uno de los documentos que puede intervenir en la valoración de una oferta pública cuando los pliegos establecen criterios sujetos a juicio de valor. Su contenido debe explicar cómo se ejecutará el contrato y responder de forma concreta a los aspectos que el órgano de contratación haya establecido para evaluar las propuestas. Para las empresas que se incorporan a la contratación pública, la preparación de la documentación puede suponer una dificultad adicional.

En este contexto, cada vez más negocios noveles recurren a una plataforma para simplificar el acceso a contratos públicos, lo que les permite identificar licitaciones asequibles a su capacidad real y preparar la documentación administrativa sin necesidad de contratar consultoras externas.

Desde Licitabot señalan que la elaboración de la memoria debe comenzar por el análisis de los pliegos y no con una descripción general de la empresa. El Pliego de Prescripciones Técnicas, el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares y el cuadro de características permiten identificar los requisitos del contrato y los criterios que serán objeto de valoración.

Una manera de estructurar este análisis consiste en relacionar cada criterio con la respuesta que ofrecerá la empresa y con el apartado concreto de la memoria en el que se desarrollará. Esta revisión permite detectar posibles omisiones antes de iniciar la redacción.

La estructura debe facilitar que los técnicos de la Administración localicen la información correspondiente a cada criterio. Aunque los apartados dependen del objeto de cada contrato, Licitabot identifica varios contenidos habituales: comprensión del objeto contractual, metodología y fases de trabajo, equipo y medios asignados, cronograma, control de calidad, gestión de riesgos y mejoras cuando estén contempladas y sean evaluables.

La metodología debe explicar qué actuaciones se realizarán, en qué orden y con qué procedimientos. En el apartado de recursos humanos y materiales se pueden detallar los perfiles, responsabilidades, dedicación y medios técnicos previstos. El cronograma, por su parte, permite relacionar las distintas fases con los plazos e hitos de ejecución.

Una memoria técnicamente correcta no debería obligar al evaluador a buscar dónde se responde a cada criterio. La estructura y el formato deben facilitar la lectura y permitir identificar rápidamente qué propuesta realiza la empresa para cada aspecto valorable.

Para ello, puede ser útil mantener una correspondencia clara entre los criterios del pliego y los apartados de la memoria. Los títulos, subtítulos, tablas o esquemas pueden ayudar a organizar la información siempre que respeten las instrucciones establecidas en los pliegos.

También conviene destacar los elementos que aportan valor mediante información concreta: responsables, plazos, recursos, indicadores, procedimientos o resultados esperados. El objetivo no es añadir contenido por extensión, sino presentar de forma clara la información que permite al órgano de contratación valorar la propuesta conforme a los criterios establecidos.

La memoria también puede recoger los procedimientos previstos para supervisar la ejecución del contrato. Indicadores de rendimiento, informes periódicos, reuniones de seguimiento o sistemas de registro de incidencias permiten concretar cómo se comprobará el cumplimiento de las actuaciones.

La gestión de riesgos constituye otro elemento que puede incorporarse cuando el pliego lo contemple o resulte pertinente para el objeto del contrato. En ese caso, la propuesta puede identificar posibles incidencias y explicar las medidas previstas para prevenirlas o corregirlas.

Las descripciones genéricas aportan menos información que las propuestas vinculadas a procedimientos y datos verificables. En lugar de afirmar que se prestará un servicio de calidad, la memoria puede especificar los tiempos de respuesta, los responsables, los sistemas de control o los indicadores asociados a cada actuación.

La experiencia también debe relacionarse con el objeto del contrato. Cuando sea pertinente, pueden detallarse proyectos similares, su duración, alcance y resultados, mientras que las empresas con menor trayectoria pueden explicar la formación y la experiencia del equipo que participará en la ejecución.

Uno de los errores más frecuentes es utilizar una memoria técnica elaborada para otra licitación y limitarse a modificar el nombre del contrato o algunos datos. Aunque disponer de una estructura previa puede ahorrar tiempo, la memoria debe adaptarse a las características concretas de cada expediente.

El objeto del contrato, los criterios de valoración, las necesidades del órgano de contratación, los medios exigidos y las condiciones de ejecución pueden variar de una licitación a otra. Por ello, antes de reutilizar contenidos conviene comprobar que siguen respondiendo a los requisitos del nuevo pliego.

Una buena plantilla puede servir como punto de partida, pero no debería sustituir el análisis del expediente. La memoria debe transmitir que la empresa ha comprendido las necesidades concretas del contrato y ha diseñado una propuesta específicamente orientada a su ejecución.

La calidad de una memoria técnica no depende de incluir la mayor cantidad posible de información. Si los pliegos establecen un número máximo de páginas, un tipo de archivo, una extensión determinada o unas condiciones específicas de presentación, estos requisitos deben respetarse.

Superar el límite de páginas o utilizar un formato diferente al indicado puede afectar a la valoración de la propuesta o incluso tener las consecuencias previstas en los propios pliegos.

Por ello, antes de cerrar la memoria conviene comprobar tanto su contenido como sus características formales. Una buena memoria debe ser completa, pero también selectiva: cada apartado debería aportar información relevante para los criterios de valoración y evitar contenidos que no contribuyan a demostrar la capacidad de la empresa para ejecutar el contrato.

La última fase consiste en comprobar que la memoria cumple todos los criterios, respeta la extensión y el formato establecidos y mantiene la coherencia con el resto de la oferta. También es necesario verificar que no se incluyan datos económicos ni información que deba presentarse en otro sobre cuando los pliegos establezcan una separación entre la documentación.

De este modo, la estructura de la memoria técnica parte de los requisitos concretos de cada licitación y los transforma en una propuesta organizada, verificable y vinculada a la ejecución del contrato. Para las empresas que comienzan a participar en procedimientos públicos, este análisis previo permite abordar la documentación según las condiciones concretas de cada convocatoria.

(Información remitida por la empresa firmante)

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