Los errores más comunes al escribir el correo de ‘fuera de oficina’ en vacaciones
MADRID 18 Ago. –
Durante el mes de agosto se dispara el uso de las respuestas automáticas de ausencia en la oficina, conocidas como ‘out of office’ (OOO). Estos mensajes, aparentemente inofensivos, pueden resultar polémicos, según explica Debrett’s, la consultora británica de etiqueta.
Los mensajes de fuera de oficina deben servir para informar con claridad de que una persona no está disponible, cuándo regresará y quién puede atender una consulta urgente, si procede, sin incluir información personal innecesaria.
LOS ERRORES MÁS COMUNES AL REDACTAR UN OOO
La consultora de etiqueta recomienda evitar compartir información en exceso, como los detalles de los planes de vacaciones o determinadas actividades personales.
En esta línea, tampoco aconseja usar frases como «Estoy de vacaciones y planeo pasar tiempo de calidad con mi familia», ya que parece diseñada para «hacernos sentir como esclavos asalariados» que descuidan a los suyos, o directamente para presumir.
En el extremo opuesto, también puede ser un error la comunicación insuficiente, sin detalles sobre la fecha de regreso ni direcciones de correo alternativas, ya que no ofrece ninguna solución y podría irritar al destinatario.
Debrett’s tampoco recomienda los mensajes que insisten en el elevado volumen de correos recibidos para justificar la tardanza en responder, del tipo «debido al elevado volumen de mensajes que recibo, no puedo responder a todos; si no he contestado en tres días laborables, vuelva a intentarlo», ya que, según la consultora, este tipo de fórmulas denotan «incompetencia» antes que dedicación al trabajo.
¿CÓMO ESCRIBIR UN ‘FUERA DE OFICINA’?
La consultora de etiqueta recomienda activar estos mensajes cuando el trabajador vaya a ausentarse uno o más días. También aconseja empezar con cortesía, con frases como «gracias por su correo electrónico», en lugar de arrancar directamente con «estoy de vacaciones».
Además, es recomendable ser conciso y no añadir al mensaje más detalles que las fechas hasta las que se estará ausente, así como remitir a los destinatarios a un contacto o correo electrónico alternativo, asegurándose de que esa persona esté disponible durante las vacaciones. Si no hay ningún compañero al que derivar las consultas, se recomienda finalizar con cortesía, con frases como «me pondré en contacto con usted a mi regreso».
Asimismo, si el trabajador va a estar localizable durante su ausencia, puede indicarlo con una frase como «revisaré mi correo de vez en cuando», o especificar si está dispuesto a atender llamadas. Si, por el contrario, prefiere no ser molestado salvo excepciones, puede recurrir a fórmulas como «si su consulta es urgente, por favor llámeme».
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